Règlement intérieur

Règlement intérieur de l'AMAP, mise à jour en décembre 2014

 

* Article 1 - Le rôle du Règlement intérieur

Le CA a décidé à l’unanimité de l’utilité d’un Règlement intérieur Le Règlement intérieur a pour but de compléter les statuts de l’association Le Règlement intérieur fixe :

• d’une part, les modalités internes de fonctionnement de l’association,

• d’autre part, les règles organisant chacune des activités mises en place par l’association.

Le Règlement intérieur est respecté par tous les adhérents durant la durée de leur adhésion. Toutes modifications apportées au Règlement intérieur par le CA devront être soumises à l’Assemblée Générale afin d’être validées.


* Article 2 – Engagements des membres adhérents

Le membre adhérent de l’AMAP:

• est majeur,

• s’engage dans les activités définies par l’association dans l’article n° 11 du RI,

• peut être élu au CA,

• s’est acquitté de la cotisation annuelle dont le montant est établi par l’article n° 3 du RI.


*Article 3 - Montant des cotisations

Le montant des cotisations a été ainsi fixé par le CA à :

• 10 euros pour être membre adhérent à l’AMAP pour une durée de 1 an.

Toute cotisation versée à l’association est définitivement acquise. Il ne saurait être exigé un remboursement de cotisation en cours d’année, en cas de démission, de départ, d’exclusion ou de décès d’un membre.


*Article 4 - Appel à cotisation

• L’appel à cotisation des nouveaux membres se fera au début des adhésions de ceux-ci.

• L’appel à renouvellement de cotisation des anciens membres se fera au début de la saison de distribution des paniers, soit au début du mois de Mai.


*Article 5 - début et fin des adhésions

La durée des adhésions est de 1 an pour tous les membres. l’adhésion débute de début mai de l’année d’adhésion à fin avril de l’année suivante. Le CA définira chaque année les dates précises des débuts d’adhésion.


*Article 6 - Le rôle du bureau

Le bureau a pour mission de gérer au quotidien le fonctionnement de l’association. Il comprend au moins un(e) président(e), un(e) secrétaire , un(e) trésorier(e) et un responsable animation.


*Article 7 - Le rôle des membres du bureau

Les membres du bureau sont élus à bulletin secret par le CA. Les rôles des membres du bureau sont ainsi répartis :

Rôle du président - coordinateur:

• Il dirige l’administration de l’association et représente l’association dans les actes de la vie publique (conventions, signatures de contrats, représentation à l’égard des tiers).

• Il anime l’association, organise et coordonne le bon fonctionnement de l’association.

• Il assure les relations publiques internes et externes. (adhérents, producteurs, MPT…)

• Il est chargé du suivi du recrutement des nouveaux adhérents (c’est l’affaire de tous)

• Il présente le rapport moral à l’Assemblée Générale.

• Il convoque et préside l’Assemblée Générale et le Conseil d’Administration.

• Il représente de plein droit l’association devant la justice.

• Il peut déléguer à d’autres membres élus sans se départir de ses responsabilités.

• L’ordre du jour des réunions est établi collégialement.

Rôle du secrétaire

• Il tient la correspondance de l’association, il est responsable des archives de l’association et il gère l’annuaire/répertoire des adresses utiles à l’association.

• Il signe le registre des réunions, et il établit les compte-rendus nécessaires des réunions.

• Il élabore les procès-verbaux des assemblées si demande est faite.

• Il met à jour et diffuse les informations.

• Il organise les réunions (réservation de salle).

• Il s’assure de la bonne réception des convocations des Assemblées (Générales et ordinaires).

• Il dépose les dossiers de demandes de subvention.

• Il assure l’exécution matérielles des tâches administratives (saisie de texte, courrier, copie, envoi mail, etc.).

• Il est habilité sur décision du CA à signer le courrier recommandé de l’association.

• Il tient à jour le registre des réunions et le maintient disponible au siège social de l’association.

Rôle du trésorier

• Il tient la comptabilité, il perçoit les cotisations, il collecte les chèques destinés aux partenaires, il effectue les paiements ou les remboursements.

• Il détient les pièces comptables et il les tient à disposition lors des assemblées de l’association.

• Il présente le rapport financier de l’association à l’Assemblée Générale (compte et bilan).

• Il établit le budget prévisionnel.

• Il veille au dépôt des déclarations fiscales.

• Il tient à jour manuellement le registre des adhésions de l’association.

• Il lance les appels à cotisation après accord du CA.

• Il est habilité après accord du CA à procéder aux différentes opérations afférentes à la tenue du compte ouvert pour le fonctionnement de l’association, compte qui ne gère pas les activités générées par l’association et définies plus loin dans le Règlement Intérieur.

• Il vérifie le paiement des paniers par les abonnés


Rôle du responsable animation

• Il est chargé d’organiser et d’animer les manifestations qui auront lieu sur les fermes des différents producteurs de l ‘AMAP, en lien avec le membre du CA référent du producteur.

• Il coordonne la mise à jour du blog de l’amap

• Il organise, avec les producteurs les différents travaux et coups de mains (aide aux champs, ramassage… )


*Article 8 - Le rôle du Conseil d’Administration

Le CA est élu en Assemblée Générale. Il se compose uniquement de membres adhérents. Le CA est composé au minimum de 5 membres actifs et au maximum de 15 membres adhérents, à jour de leur cotisation. Le CA veille au bon fonctionnement de l’association et à l’application des décisions prises en Assemblée Générale. Il donne son avis sur les admissions et les exclusions des membres. Après délibérations, il délivre un bulletin d’adhésion au membre qui désire adhérer conformément à l’article n° 2, ou une justification écrite pour les refus d’adhésion.

Le CA définit les activités spécifiques que désire mener l’association. Il effectue le suivi de ces activités. Aucune transaction ou action ne sera effectuée au nom de l’association sans l’avis de la présidence et l’accord du CA.


*Article 9 - Le rôle des membres du CA

Tout membre du CA est considéré comme dirigeant de l’association et peut voir sa responsabilité personnelle mise en cause. Certains rôles des membres du CA sont spécifiquement définis pour les activités menées par l’association .


*Article 10 - Définition d’une activité

L’association peut mener des activités spécifiques conformes aux statuts de l’association et que le CA est seul habilité à gérer. Les bilans de ces activités sont présentés lors des Assemblées Générales par les partenaires concernés et par le CA.

Une activité est l’organisation d’un système de partenariat établi :

• entre l’association d’une part et une entité extérieure d’autre part,

• entre les adhérents d’une part et l’association elle-même d’autre part.

Dans toutes les activités générées par l’association, le CA décide que l’association n’est propriétaire d’aucun des produits que les fournisseurs vendent auprès des adhérents. L’AMAP met juste en relation les producteurs et les adhérents.


*Article 11 - Liste des activités

Le CA définit les activités suivantes qu’il souhaiterait développer :

• Paniers maraîchers.

• Commandes de produits de la ruche.

• Commandes de pains

• Commandes de viande ovine et bovine

• Commandes de légumes secs

• Commandes de fromages de chèvre

• Commandes de vin

• Marché d’échanges des produits du jardin et du verger.

• Animations ponctuelles en lien avec l’objet de l’association.

• Commande de plants

• Animation d’une site de présentation de l’AMAP sur internet

 

* Article 12 - activité « Paniers maraîchers »

    • A • Définition de l’activité « Paniers maraîchers »

Le CA décide de mettre en place un partenariat de vente directe entre l’association d’une part et des producteurs locaux d’autre part, activité intitulée Paniers maraîchers. Ce partenariat repose sur l’engagement réciproque de chaque partie dans l’organisation de la vente directe des produits (des producteurs aux membres de l’association).

Ce partenariat est établi simultanément :

• dans un contrat annuel signé par l’association et les producteurs d’un côté

• dans l’engagement contractuel sous forme d’abonnement des adhérents

Le CA est chargé de veiller à la bonne application des clauses figurant dans les engagements respectifs.

    • B • Définition du panier

Le panier maraîcher est constitué de produits achetés toutes les semaines par les adhérents et qui proviennent de la culture de - François COLLET, producteur maraîcher à Monts sur Guesnes, - Renaud VILLEVAL, producteur maraîcher à Loudun - Emmanuel ROUSSEAU, producteur maraîcher à Saint Pierre de Maillé

    • C • Les abonnements Paniers maraîchers

Définition de l’abonnement Panier maraîcher Un abonnement « Panier maraîcher » est l’engagement d’un adhérent envers l’association et les producteurs. Les abonnements sont gérés par les responsables de la distribution et font l’objet d’un contrat d’abonnement. L’abonné s’engage :

:• à prendre un panier maraîcher par semaine, durant au moins 1 des 2 saisons proposées, d’une période qui va de début mai à fin octobre d’une même année (saison été) et/ou de novembre d’une année à fin avril de l’année suivante (saison hiver). :• à régler les paniers au début de chaque période sous forme de 6 chèques établis à l’ordre du maraîcher, chèques qui seront prélevés mensuellement. :

• à être « abonné de service » au moins 2 fois dans la saison d’abonnement comme il est défini dans cet article. (Voir paragraphe E)

Durée de l’abonnement :

• un abonnement dure au moins une saison.

Paiement de l’abonnement

Le paiement des abonnements se fait selon le contrat d’abonnement que chacun des abonnés aura signé auprès de l'association. Les abonnés devront remettre spontanément le paiement de leur abonnement auprès des responsables de l'association. Les abonnements Paniers devront être payés avant de pouvoir bénéficier des paniers correspondant à l’abonnement.

Rupture de l’abonnement

• La rupture prendra effet à la fin d’un mois.

• le CA pourra mettre un terme à l’abonnement de l’adhérent qui n’aura pas respecté son engagement ou le paiement de ses paniers à l’avance.

• l’adhérent qui rompt son engagement en cours d’abonnement ne peut pas se faire rembourser son adhésion.

• un abonné peut transmettre son abonnement à une autre personne ponctuellement ou définitivement afin de ne pas occasionner de rupture d’abonnement des paniers.

    • D • Déroulement de la distribution

Chaque consommateur assemble son panier selon la composition précisée par le producteur. Le producteur fournit à « l’abonné de service » les produits en vrac en indiquant le nom et le poids total par produit. Il indique également la composition des paniers (nom, poids et répartition par panier).

Les abonnés découvriront le contenu de leur panier sur une affiche visible de tous. Ils pourront se servir équitablement de surplus s’il y en a, et devront émarger la feuille de distribution.

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